La planificatrice de la session de laConférence Générale avance grâce à l'adrénaline et à la prière

23 Mars 2010, Silver Spring, Maryland, EtatsUnis…Megan Brauner/ANN

Dans trois mois, Sheri Clemmer, adjointe à laplanification des rencontres de la Session de la Conférence Générale pourl'église Adventiste mondiale, travaillera 19 heures d'affilée, répondant à desappels sur deux téléphones portables et une radio et couvrant potentiellement plusieurskilomètres dans le périmètre du centre de convention chaque jour.

D'après Clemmer, c'est l'adrénaline ainsi quebeaucoup de prières qui lui permettent de tenir au cours des 11 jours que durela Session de la Conférence Générale, la rencontre administrative de l'égliseAdventiste mondiale. Organisée tous les cinq ans, la rencontre est une vasteentreprise, avec plus de 70000 participants certains weekends.

La Session de 2010, qui doit se tenir du 23juin au 3 juillet à Atlanta en Géorgie, sera pour Clemmer, la seconde qu'ellevivra en tant que planificatrice adjointe. Son intérêt pour le programmeremonte à 10 ans plus tôt, lorsqu'elle a assisté pour la première fois en tantque responsable d'un stand lors des rencontres à Toronto.

« Un soir, je suis sortie du bâtiment etje me suis retrouvée noyée dans la foule, » raconte t-elle. « Tout ceque je pouvais voir c'était des gens. Certaines personnes deviennentclaustrophobes dans ce genre de situations, mais pour moi c'étaitextraordinaire. Tous ces gens étaient mes frères et sœurs. »

Lorsqu'on lui a offert le travail d'adjointe àla planification des rencontres en 2003, Sheri Clemmer a accepté avec enthousiasme.

« Je me suis dit, ce seraitextraordinaire, comme ça je pourrais aller y aller à chaque occasion! »

L'enthousiasme de Sheri Clemmer au sujet de safonction est visible, en dépit de l'énormité de la tâche. Le comité deplanification de la Session a 23 sous comités, plusieurs d'entre eux ayantleurs sous comités. Lors de la Session, il faut d'un personnel technique comptantplus de 300 individus pour accomplir des tâches telles que le reportage desnouvelles, la prise de notes lors des rencontres et aussi pourvoir aux besoins enpersonnel du Hall d'exposition, a indiqué Clemmer.

Le programme lui même coûte 6 millions dedollars, mais le trésorier de l'église mondiale, Bob Lemon, estime que le coûtest en fait doublé quand on prend en compte les frais de voyage, d'hôtel ainsique les dépenses pour les délégués. Plus de 2000 délégués venant des 13divisions mondiales de l'église sont choisis pour prendre part aux votes surles questions de règlement considérées lors de la Session; ils doivent tousêtre logés et nourris pendant près de deux semaines.

Trouver un lieu adéquat est le premier grosdéfi, indique Sheri Clemmer. Une ville doit avoir un stade couvert avec uncentre de convention adjacent ou suffisamment proche ainsi que des hôtelspouvant offrir un total de 6000 chambres dans un périmètre tout proche.

Même lorsqu'une ville remplit ces conditions,les équipes sportives peuvent elles mêmes constituer un obstacle. Si le stadeest un terrain de baseball, les équipes signalent qu'elle ne peuvent avoir desmatches à l'extérieur pendant 19 soirs d'affilée, a encore précisé Clemmer. Enplus des 11 jours de rencontre, il faut de huit jours pour mettre tout en placeet aussi démonter.

« Nous sommes pratiquement limités auxstades de football maintenant, » a t-elle ajouté.

Une fois que l'on fait une sélection devilles, le responsable de planification envoie une « demande de dossier deproposition » aux endroits potentiels. D'après Clemmer, l'objectif estd'avoir trois villes qui font des offres, mais ce n'est pas toujours le cas;seules deux villes ont fait des offres pour la session de 2015.

Chaque ville fait des concessions pour attirerl'église Adventiste et profiter ainsi des affaires générées par sa présence. A SanAntonio, le lieu où se tiendra la Session de 2015, le dôme et le centre deconvention sont à huit minutes l'un de l'autre. Clemmer rapporte qu'elle ademandé que le trottoir qui relie les deux endroits soit couvert et que despoints d'eau soient placés à plusieurs endroits entre les bâtiments. La ville aobtempéré.

Une fois que le lieu est choisi au cours del'une des deux rencontres administratives annuelles, le responsable de laplanification de la Session commence à signer des contrats avec les lieuxchoisis et les hôtels environnants. Une fois les formalités terminées, leplanificateur embauche un décorateur, fait les arrangements pour l'expédition dumatériel vers le lieu choisi, et attribue aussi des salles de conférences etdes bureaux ainsi que des espaces d'exposition.

« Vous commencez par obtenir les plans dubâtiment et ensuite il vous faut commencer à déterminer qui va où, »indique Clemmer. « 'Cela prend beaucoup de temps; c'est une sorte de puzzlegéant qu'il faut reconstituer. Il vous faut vous assurer que les gens quidoivent être l'un à côté de l'autre le soient effectivement, et il vous faut lefaire dans les limites du bâtiment. »

Tout les morceaux finissent par entrer enplace – juste à temps pour recommencer le processus une fois de plus. SheriClemmer rappelle que les responsables de la planification pour les Sessionsaiment soumettre un site au vote neuf ans à l'avance.

« Cela signifie que je commence àtravailler sur la recherche d'options possibles dix ans à l'avance, »dit-elle encore. « les deux derniers trimestres de cette année, je vais mepencher sur les options pour 2020. »

Clemmer met cependant le cycle interminable depréparation en perspective quand elle dit que la Session de la Conférence Généraleest plus importante qu'aucun individu ou comité.

« C'est le meeting de Dieu, » ajoutet-elle.