Les dirigeants adventistes sont invités à mettre en place des mécanismes avant que les crises ne surviennent

4 Août 2023 | Miami, Floride, États-Unis | Libna Stevens, Actualités de la Division Inter Américaine

« La crise est une période de difficulté intense, de trouble ou de danger, une période où une décision difficile ou importante doit être prise, » a déclaré Ella Simmons, ancienne vice-présidente de la Conférence Générale des adventistes du septième jour, alors qu’elle commençait à animer un petit panel d’experts en gestion de crise devant des centaines de dirigeants de la Division Inter Américaine (DIA) le 26 juillet 2023.

La discussion en panel a eu lieu durant la dernière journée de la Conférence sur le Développement du Leadership par Segment organisée par la DIA, et qui a vu plus de 400 administrateurs d’église, des éducateurs, des directeurs de département, des pasteurs et des anciens d’église se rendre à Miami, en Floride, aux États-Unis, tandis que plus de 1000 autres se connectaient en ligne pour le programme de trois jours.

Il a été question d’études de cas, a déclaré Ella Simmons, mais le panel mettra l’accent sur les domaines de la gestion de crise en temps de crise, a-t-elle déclaré.

« Lorsque nous parlons d’une crise, je la considère comme une période d’instabilité dans une organisation qui nécessite une réponse et je pense que le premier principe du leadership pour faire face à un moment de crise est de s’assurer que les ressources soient appliquées à la crise, » a déclaré Lowell Cooper, ancien vice-président général de la Conférence Générale à la retraite. Les dirigeants ne peuvent pas s’asseoir et imaginer ou penser qu’une crise va se résoudre toute seule d’une manière ou d’une autre, a-t-il ajouté. « C’est là où je pense que nous devons considérer des choses spécifiques lorsque nous réagissons à une crise. »

La promptitude est importante

« La rapidité d’action est importante à ce moment-là, » a ajouté Ella Simmons.

C’est l’un des nombreux éléments intervenant dans la réaction, a souligné Lowell Cooper. Une crise peut se produire à l’extérieur, comme la crise climatique que traverse le monde, a-t-il déclaré. Il pourrait y avoir une crise qui se terminerait dans les médias ou elle pourrait aussi être simplement interne à l’organisation. « En tant que dirigeants, vous ne pouvez pas l’ignorer [crise] et vous devez appliquer des ressources. »

Ella Simmons a présenté à la délégation ce qu’elle a découvert dans une vidéo YouTube sur les nouvelles dans l’Église adventiste du septième jour : des membres se tenaient devant des caméras publiques déclarant qu’ils étaient là parce que leurs dirigeants avaient refusé de gérer une crise. « Sur cette vidéo, ils se sont levés et ont déclaré que les dirigeants ne respectaient pas les règlements, ont mentionné à la fois des problèmes juridiques et moraux, et ils ont dit que nous ne viendrions jamais devant le public, mais lorsque nous avons signalé ces choses dans les organisations, ils sont retournés contre nous, » a indiqué Ella Simmons. « Même si nous considérons les ressources ou la gestion des crises, qu’en est-il de l’organisation en tant que ressource elle-même ? »

Karnik Doukmetzian, avocat général de la Conférence Générale, avant d’aborder les questions des ressources, a regardé les dirigeants présents à la conférence SeLD et a déclaré : « Une moitié ici pourrait dire : quelle crise ? Nous ne faisons face à aucune crise. L’autre moitié pourrait dire, où avons-nous une crise ? » Il ne s’agit pas de savoir si ou quand, a déclaré Karnik Doukmetzian. « Nous devons nous attendre à une crise et dans le cadre de cette attente, nous devons être prêts. » Comment se préparer ? « Lorsque ces personnes se sont finalement tournées vers la presse publique avec leurs problèmes, la chose a quitté la sphère interne de l’église pour devenir une affaire publique. Maintenant, nous devons traiter la question, » a-t-il souligné.

Faire face à la crise

Comment allons-nous traiter la question ? Qui prendra les décisions ? Qui sera le porte-parole ? Quel est le message que nous transmettrons ? a demandé Karnik Doukmetzian. « Nous devons examiner toutes ces choses, car ce n’est pas une question de ‘si’ mais une question de ‘quand’, a-t-il souligné.

La discussion s’est tournée vers les principes du leadership de crise.

Karnik Doukmetzian a commencé à expliquer que la Conférence Générale dispose d’un comité de gestion de crise pour traiter les problèmes au moment où ils surviennent. Les cas varient du déplacement de missionnaires en temps de guerre ou dans un endroit particulier, à l’enlèvement d’un dirigeant d’église qui pourrait avoir lieu, en passant par un accident de bus qui coûte la vie à 30 ou 40 personnes. « Que pouvons-nous faire pour être en mesure de répondre non seulement au public interne, mais également au public extérieur ? » a-t-il demandé.

« L’équipe que nous avons constituée comprend des experts en sécurité, des experts en communication, des dirigeants d’église ou des porte-parole de l’église, un représentant juridique, un représentant de l’assurance afin que tous les différents aspects puissent être discutés dans ce comité, » a dit Karnik Doukmetzian. « Nous devons être préparés quel que soit le moment où une crise se produit. »

Anticiper la crise

Lowell Cooper est intervenu en disant que l’une des choses les plus critiques est d’anticiper qu’il y aura une crise. « Nous n’avons aucune idée de ce que ce sera, mais nous pouvons anticiper qu’il y aura une crise et nous pouvons mettre en place une activité préparatoire pour réagir à la crise à n’importe quel niveau, que ce soit dans une église locale ou dans une fédération ou une union. « Vous vous préparez à ce que vous pouvez faire en cas de crise. »

En plus d’avoir un comité, il doit y avoir des personnes mises en place pour la communication. « Assurez-vous de savoir qui est le porte-parole de l’organisation et assurez-vous que tous les individus au sein de l’organisation se réfèrent à cette personne, » a déclaré Karnik Doukmetzian.

En général, la personne autorisée à parler est un administrateur, mais les experts en communication ont la formation pour parler en public, a ajouté Lowell Cooper.

Il est important d’avoir des mécanismes en place pour faire face aux crises internes également, a déclaré Ella Simmons.

Les réseaux sociaux et internet ont beaucoup changé notre façon de fonctionner, a déclaré Karnik Doukmetzian. « Ce qui se passe sur le campus de l’Université de Montemorelos ne restera pas sur le campus de Montemoreos et il ne faudra pas cinq semaines pour que cette information circule à travers le monde, cela ne prendra que cinq minutes, » a-t-il déclaré. Auparavant, on avait le temps et l’opportunité de préparer une réponse, mais nous n’avons plus ce privilège, a-t-il ajouté. « C’est à ce moment-là que les questions commencent à arriver et c’est à nous de décider d’être préparés à répondre à ces questions. »

Impartialité, justice et transparence

Quoi qu’il en soit, les moments de crise doivent être gérés rapidement avec impartialité, justice et transparence, a ajouté Lowell Cooper. « Souvent, les problèmes qui présentent une crise pour une organisation peuvent concerner la crédibilité ou l’intégrité d’un dirigeant et réagir à ce type de crise nécessite que nous soyons justes, que nous ne portions pas de jugements préalables et que nous traitions les données dont nous disposons au moment en question, » a-t-il déclaré.

Souvent, la peur, le manque d’expérience dans la gestion d’une situation de crise, ou le manque de préparation ou l’absence de mécanisme pour faire face à une crise, sont les choses qui empêchent aux dirigeants de réagir de manière adéquate, a ajouté Lowell Cooper.

« C’est le chaos, la crise est imprévisible et souvent nous nous figeons et ne réagissons pas et c’est pourquoi le fait d’avoir une préparation permet d’avoir un certain contrôle sur la crise, » a souligné Karnik Doukmetzian.

Il y a deux choses essentielles à faire dans une organisation pour prévenir une crise : une conduite éthique, c’est-à-dire le respect des règlements de l’église, de sa constitution, de ses statuts et de ses documents de gouvernance ; et aussi le fait d’avoir un espace sûr pour signaler les menaces, a expliqué Lowell Cooper.

Un espace sûr pour faire des signalements

Karnik Doukmetzian a expliqué que l’Église adventiste du septième jour a mis en place un mécanisme qui est disponible dans le monde entier pour les individus, en particulier pour que les employés puissent signaler sans crainte tout acte répréhensible ou toute inconduite auxquels ils sont confrontés.

Adventist.ethicspoint.com est un site web facile à consulter qui permet aux utilisateurs de soumettre leur emplacement ou leur région, leur division, et qui est géré par une société tierce indépendante qui n’est pas l’Église adventiste du septième jour, et les plaintes restent confidentielles, a expliqué Karnik Doukmetzian.

« Chaque rapport qui arrive est pris au sérieux et fait l’objet d’une enquête par les personnes appropriées, » a déclaré Karnik Doukmetzian. Selon l’origine de la plainte, les organisations supérieures superviseront la plainte ou le problème présenté. Il existe un moyen sûr de signaler une inconduite dans l’église et les torts doivent être examinés et évalués, a-t-il ajouté.

Ella Simmons a fait à nouveau référence à la vidéo Youtube des membres de l’église s’adressant au public. « Ils ont soulevé un point important parce que cela nous implique tous en tant que leaders, » a-t-elle dit. « Nous ne voulons pas nous faire du tort les uns les autres ou causer des problèmes, alors parfois nous restons silencieux, parfois nous craignons d’être rejetés ou de subir des représailles, mais le plus souvent, nous ne voulons pas causer de problèmes. Mais nous devons être conscients que pendant que nous nous protégeons mutuellement, nous exposons parfois l’église à de grands risques. »

Pour protéger et préserver

En ce qui concerne la procédure, Karnik Doukmetzian a déclaré que dans de nombreuses occasions, des problèmes surgissent qui doivent être traités en interne dans l’église. « Nous avons une procédure pour que les individus se fassent entendre au lieu d’aller devant les tribunaux ou de s’adresser à la presse, mais cela nous impose également [en tant que dirigeants] la responsabilité de traiter ces problèmes, » a-t-il déclaré. « Un manque d’action expose davantage notre église et nous ne voulons pas des tribunaux dans les affaires internes de l’église. »

Lowell Cooper a ajouté : les dirigeants ont été mis en place pour protéger, préserver et réaliser les objectifs de l’église et nous avons un système vraiment robuste avec des règlements et des statuts, et si les dirigeants respectent ces documents de gouvernance et respectent les limites organisationnelles, nous gagnerons la confiance de nos membres. »

Que se passe-t-il lorsque les règlements sont obsolètes ou constituent simplement une erreur en premier lieu ? a demandé Ella Simon.

« Nous devons savoir que dans l’Église adventiste du septième jour, les règlements sont dynamiques, ils peuvent être modifiés ; les circonstances, les époques et les situations nous obligent à revenir pour examiner les règlements et apporter des modifications, » a déclaré Lowell Cooper.

Traduction: Patrick Luciathe