La adrenalina y la oración mantienen avanzando al encargado de los planes para la Sesión de la AG

23 de marzo, 2010, Silver Spring, Maryland, Estados Unidos…Megan Brauner/ANN

En tres meses, Sheri Clemmer, asociada para planes de reuniones de la Iglesia Adventista del Séptimo Día a nivel mundial, trabajará hasta 19 horas seguidas, contestando llamadas en dos teléfonos celulares y un radio, y potencialmente caminando varios kilómetros diarios dentro los pisos del centro de convenciones.

Clemmer dice que la adrenalina y mucha oración la mantienen activa durante los 11 días de la Sesión de la Asociación General, la reunión de negocio de la iglesia adventista a nivel mundial. Realizada cad cinco años, la reunión es un proyecto masivo, con más de70,000 personas asistiendo en los fines de semana.

La Sesión de 2010, programada del 23 de junio al 3 de julio en Atlanta, Georgia, será la segunda reunió de Clemmer como asociada para planes. Su interés en el evento comenzó hace 10 años cuando asistió, por primera vez, como exhibidora a las reuniones en Toronto.

«Una noche salí del edificio y estaba rodeada por una multitud», dice Clemmer. «No pude ver sino gente. Algunas perosnas se enfermaron de clustrofobia en esas situaciones, pero para mí era grandioso. Todas esas personas eran mis hermanos y hermanas».

Cuando a Clemmer se le ofreció el trabajo de asociada para planes en 2003, aceptó entusiastamente.

«Pensé, 'Eso debe ser grandioso. Entonces podría, en verdad, ir todo el tiempo!»

El entusiasmo de Clemmer respecto a la tarea es visible, a pesar de la enormidad de la actividad. El Comité de Planes de la Sesión tiene 23 subcomisiones, muchas de ellas con sus propios subcomités. También requiere más de 300 técnicos para realizar tareas de la Sesión como reportaje de noticias, tomar las minutas de las reuniones y adecuar con personal el salón de exhibición, dice Clemmer.

El evento por sí solo cuesta $6 millones, pero el tesorero de la iglesia a nivel mundial, Bob Lemon, estima que el costo total se duplica una vez que se le añaden los viajes, hotel y gastos de los delegados. Más de 2,000 delegados de las 13 regiones mundiales de la iglesia son escogidos para votar sobre puntos que tratan de reglamentos tratados en una Sesión, cada uno de los cuales debe ser hospedado y alimentado por cerca de dos semanas.

El primer reto enorme es encontrar un lugar apropiado, dice Clemmer. Una ciudad debe tener un estadio cubierto con centro de convenciones adjacentes o cercanos, además de hoteles con 6,000 cuartos a una distancia para moverse a pie.

Si una ciudad llenara tales requisitos, los equipos deportivos mismos pueden probar ser un obstáculo. Si el dome es un campo de béisbol, los equipos a menudo dicen que no pueden tener juegos distanciados por 19 noches seguidas, dice Clemmer. Además de los 11 días de reuniones, se programan otros 8 días para montar y al final desmontar.

«Ahora estamos casi restringidos a un estadio de fútbol», dice ella.

Una vez que se ha reducido al mínimo sobre una ciudad, la persona que planifica la Sesión envía un 'formulario de pedido' a sitios potenciales. Clemmer dice que el blanco es tener contización de tres ciudades, pero eso casi nunca sucede – solo dos solicitudes de ciudades para la Sesión de 2015.

Cada ciudad ofrece concesiones para atraer el negocio de la iglesia adventista. En San Antonio, el sitio para la Sesión de 2015, el dome y el centro de convenciones los separan ocho minutos a pie. Clemmer dice que solicitó que la distancia de 8 minutos a pie sea cubierta contra el sol o la lluvia y que tenga estaciones con agua en varios puntos entre los edificios. La ciudad estuvo de acuerdo.

Después que el sitio es escogido en una de las dos reuniones de negocio anuales de la iglesia, la persona encargada de los planes empieza a firmar contratos con los sitios y hoteles cercanos. Terminado el trabajo de documentación, el encargado de los planes emplea a un decorador, hace arreglos para el embarque al lugar y asigna salones de conferencias y oficinas y un área de exhibición.

«Lo que uno hace es obtener los planos de los pisos del edificio y empezar a señalar quién va en tal o cual lugar», dice Clemmer. «Eso lleva mucho tiempo – es un rompecabezas enorme lo que uno arma. Uno tiene que asegurarse…que las personas que necesitan estar cerca de otras, están allí, y uno tiene que hacerlo en los límites del edificio».

Finalmente, todas las piezas van a su lugar apropiado — justo a tiempo para empezar el proceso de nuevo. Clemmer dice que los que planean la Sesión les gusta presentar un sitio para aprobar con nueve años de anticipación.

«Eso significa que yo empiezo, en efecto, a trabajar para localizar opciones para consieración diez años antes de la Sesión», dice Clemmer. «Los dos últmos trimestres de este año estaré concentrada en opciones para la Sesión de 2020».

Clemmer pone el interminable ciclo de preparación en perspectiva al decir que la Sesión de la AG es mucho más grande que cualquier individuo o comité.

«Esta es la reunión de Dios», dice ella.